Een stevig ontslagdossier: begin op tijd, bouw slim

Een ontslagdossier opbouwen is iets waar de meeste werkgevers vroeg of laat mee te maken krijgen. Toch gaat het in de praktijk vaak mis bij de opbouw van dit dossier. Werkgevers starten te laat met het opbouwen van een dossier, of een dossier is onvolledig. Dit terwijl een goed ontslagdossier essentieel is om problemen in de toekomst te voorkomen.

Moment van opbouwen

Het opbouwen van een ontslagdossier is vaak een gevoelig onderwerp voor zowel werkgever als werknemer. Het opbouwen van een dossier is in de eerste plaats bedoeld om te documenteren op welke punten een werknemer niet goed functioneert om dit in de toekomst te verbeteren, al kan dit voor een werknemer confronterend zijn. Te vroeg beginnen met het opbouwen van een dossier is dus niet wenselijk, maar te laat ook niet.
Wanneer een werknemer niet goed functioneert, is het belangrijk om het gesprek aan te gaan. Er hoeft niet gewacht te worden tot het functioneringsgesprek om dit gesprek te voeren. Het is belangrijk dat de werkgever de werknemer helder uitlegt waarom sprake is van disfunctioneren en op welke punten er verbeterd moet worden. Op deze manier kan de werknemer hiermee aan de slag. Het is verstandig om dit gesprek schriftelijk vast te leggen, zodat hierover later geen onduidelijkheid kan ontstaan.

Inhoud dossier

Wat er allemaal in een ontslagdossier opgenomen moet worden, is afhankelijk van de reden dat het dossier wordt opgebouwd, maar gedacht kan worden aan onder andere schriftelijke waarschuwingen, gespreksverslagen (eventueel uit een verbetertraject), beoordelingsverslagen, verslagen van functioneringsgesprekken en relevante memo’s, e-mails, brieven en WhatsApp-gesprekken.
Uit het dossier moet altijd duidelijk blijken dat de werknemer meermaals op zijn disfunctioneren is gewezen en dat de werknemer een eerlijke en redelijke kans heeft gekregen om zijn functioneren te verbeteren. Een eerlijke en redelijke kans houdt in dat de werkgever de werknemer voldoende tijd heeft gegeven om te verbeteren en dat de werknemer begeleid is in het realiseren van deze verbetering. Denk hierbij aan het stellen van concrete, meetbare doelstellingen en het inzetten van coaching of training.
Het opbouwen van een dossier duurt minimaal drie tot zes maanden en kan afhankelijk van hoe lang de werknemer in dienst is nog langer duren. Tussentijds moeten meerdere evaluatiemomenten gepland zijn om de voortgang van de werknemer te bekijken. Uit het dossier moet duidelijk blijken dat de nodige verbetering niet of onvoldoende gelukt is. Ook is het belangrijk dat de werknemer de verslagen voor gezien heeft getekend, zodat hierover geen onenigheid of onduidelijkheid kan ontstaan.

Wees voorbereid

Begin op tijd met het opstellen van een dossier. Dit voorkomt dat de emmer op een gegeven moment overloopt, waarna een langdurig traject begint en de portemonnee getrokken moet worden. Zorg er ook voor dat een dossier volledig is en geef een werknemer een eerlijke en reële kans om daadwerkelijk verbetering te laten zien.