Zakelijke e-mail lezen

Het is een situatie waar u tegenwoordig vast weleens tegenaan loopt. Een werknemer is ziek, en belangrijke mails staan in de zakelijke mailbox van die werknemer. U heeft die mail echt nodig. Mag u dan zomaar in de mailbox van de werknemer kijken?

Ja, dat mag! Voorwaarde is echter wel dat de organisatie er belang bij heeft dat het werk van de werknemer doorgaat en dat dat niet mogelijk is zonder zijn mailbox te raadplegen. Het checken van de mailbox van de werknemer moet dus echt noodzakelijk zijn. Ook mag het lezen van de mailbox van de werknemer niet verder gaan dan het lezen van de zakelijke mails. Als uit de titel van een e-mail dus blijkt dat het om een privébericht gaat, dan mag hij de mail niet openen.

Ook geldt dat wanneer met een minder ingrijpende methode hetzelfde resultaat bereikt kan worden, daarvoor gekozen zal moeten worden. Je kunt bijvoorbeeld de out-of-office-melding aanzetten in de zakelijke mailbox van de werknemer, met het verzoek om contact op te nemen met een collega. Op die manier kan voorkomen worden dat de werkgever regelmatig de zakelijke mailbox van de zieke werknemer moet controleren!